Cómo importar un archivo CSV en Excel sin estropear los datos

Revise el archivo antes de importarlo

Una importación sale bien cuando se saben tres cosas: qué carácter separa las columnas, con qué codificación se guardó el texto y qué columnas contienen identificadores en lugar de cantidades. El visor de CSV y el validador de CSV muestran las tres sin modificar nada.

Importar con Desde texto/CSV (Power Query)

Es la importación estándar en Excel para Microsoft 365 y en las versiones recientes de Excel para Windows; las versiones de Excel para Mac con Power Query funcionan de forma parecida. Los nombres de los menús pueden variar un poco según la versión.

1. En la pestaña Datos, elija Desde texto/CSV (en algunas versiones, Obtener datos > Desde un archivo > Desde texto/CSV) y seleccione el archivo.
2. En la vista previa, ajuste Origen del archivo a la codificación del archivo, por ejemplo 65001: Unicode (UTF-8), y elija el Delimitador. Las tildes deben verse bien y cada valor debe quedar en su propia columna.
3. Pulse Transformar datos, no Cargar: si carga directamente, Excel aplica su suposición de tipos, que ya puede redondear los identificadores largos.
4. En el Editor de Power Query, mire Pasos aplicados. Excel suele añadir Encabezados promovidos (la primera fila como nombres de columna) y Tipo cambiado. Elimine Tipo cambiado con la X que tiene al lado.
5. Seleccione las columnas de identificadores, códigos y teléfonos y, en la pestaña Transformar, ponga Tipo de datos en Texto. Sin el paso numérico, pasan a texto directamente desde el archivo original.
6. Asigne a las columnas con las que vaya a calcular el tipo Número entero, Número decimal o Fecha. Si los números usan un separador decimal distinto del de su Excel, use la opción de Tipo de datos que aplica una configuración regional (en inglés, Using Locale) y elija la región en la que se escribió el archivo.
7. Pulse Inicio > Cerrar y cargar.

Algunas versiones muestran también una lista Detección de tipo de datos en la primera vista previa. No detectar tipos de datos carga todas las columnas como texto, lo que es seguro para los identificadores; después solo tiene que cambiar las columnas numéricas.

Importar con el Asistente para importar texto heredado

El asistente antiguo pide el formato de cada columna desde el principio. En Excel para Microsoft 365 en Windows está oculto por defecto: active Desde texto (heredado) entre los asistentes de importación de datos heredados de las opciones de datos de Excel y luego ábralo desde Datos > Obtener datos > Asistentes heredados > Desde texto (heredado). Las versiones anteriores muestran Desde texto en la pestaña Datos, y Excel para Mac abre un asistente parecido al importar un archivo de texto.

1. Paso 1: elija Delimitados, ajuste Origen del archivo a la codificación y marque Mis datos tienen encabezados si la primera fila contiene los nombres de columna.
2. Paso 2: marque el separador (coma, punto y coma, tabulación u otro) y revise la vista previa.
3. Paso 3: seleccione en la vista previa cada columna que deba proteger y ponga Formato de los datos en columnas en Texto. Deje las columnas numéricas en General o elija Fecha con el orden correcto, por ejemplo DMA.
4. Pulse Finalizar y elija dónde colocar los datos.

Igual que Power Query, el asistente fija el tipo antes de que ningún valor llegue a una celda; por eso protege los identificadores largos y dar formato después no.

Sin configuración de importación: convertir antes a XLSX

Si quienes van a abrir el archivo no deberían tener que hacer nada de esto, entrégueles un libro en lugar de un CSV. El conversor de CSV a Excel lee el CSV en su navegador, sin subirlo, y escribe por defecto cada valor como celda de texto de Excel, así que Excel no tiene nada que adivinar.

1. Abra el CSV en el conversor de CSV a Excel. Si las columnas no se ven bien, ajuste el delimitador o la codificación en Configuración de importación.
2. Para texto de ancho fijo, varios delimitadores a la vez o líneas de informe encima del encabezado, use Importar texto…: divida por delimitadores, anchos fijos o un patrón, omita las primeras líneas, revise la vista previa y pulse Importar.
3. Deje Mantener todos los valores como texto en archivos con identificadores y códigos. Detectar números y true/false convierte en números las columnas de números simples; lea antes cómo trata los teléfonos y los códigos con E.
4. Pulse Descargar XLSX y abra el libro en Excel.

Solución de los problemas de importación más comunes

• Todo aparece en la columna A. El delimitador no es el correcto. Elija el adecuado en la vista previa o, en ViewCSV, en Configuración de importación.
• Las letras con tilde se ven como é o ?. La codificación no es la correcta. Pruebe primero con UTF-8 y después con Windows-1252 o la codificación regional del archivo.
• Los nombres de columna están en la primera fila de datos. Use Usar la primera fila como encabezado en Power Query o marque Mis datos tienen encabezados en el asistente.
• El día y el mes de las fechas están intercambiados. Importe la columna como Texto o asigne su tipo con la configuración regional en la que se escribió el archivo.
• Los identificadores largos terminan en ceros. Se convirtieron antes de que pusiera el tipo Texto. Elimine la importación y empiece de nuevo desde el CSV original; aquí se explica por qué las cifras no se pueden recuperar.
• Los números no se suman. Se importaron como texto. Cambie la columna a un tipo numérico en Power Query o use Convertir en número en Excel.

Antes de compartir el resultado

Si vuelve a guardar la hoja como CSV, se pierden los tipos, y la próxima persona que lo abra con doble clic se encontrará con los mismos problemas. Comparta el libro o envíe el CSV junto con estos pasos de importación. El conversor de ViewCSV admite archivos de hasta 25 MB, 100.000 filas, 250 columnas y 2 millones de celdas; divida los archivos más grandes antes.