So importieren Sie eine CSV-Datei in Excel, ohne die Daten zu verfälschen

Die Datei vor dem Import prüfen

Ein Import gelingt, wenn drei Dinge feststehen: das Zeichen zwischen den Spalten, die Kodierung, in der der Text gespeichert wurde, und welche Spalten Kennungen statt Mengen enthalten. Der CSV-Viewer und das Tool CSV prüfen zeigen alle drei, ohne etwas zu verändern.

Mit „Aus Text/CSV“ importieren (Power Query)

Das ist der Standardimport im aktuellen Excel für Microsoft 365 und in neueren Excel-Versionen für Windows; Excel für Mac mit Power Query funktioniert ähnlich. Die Menünamen können je nach Version leicht abweichen.

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Daten den Befehl Aus Text/CSV (in manchen Versionen Daten abrufen > Aus Datei > Aus Text/CSV) und dann die Datei.
2. Stellen Sie in der Vorschau Dateiursprung auf die Kodierung der Datei ein, zum Beispiel 65001: Unicode (UTF-8), und legen Sie das Trennzeichen fest. Umlaute sollten richtig aussehen, und jeder Wert sollte in einer eigenen Spalte stehen.
3. Wählen Sie Daten transformieren, nicht Laden: Direktes Laden übernimmt Excels Typvermutung, und die kann lange IDs bereits runden.
4. Sehen Sie sich im Power Query-Editor die Angewendeten Schritte an. Excel fügt meist Höher gestufte Header (erste Zeile als Spaltennamen) und Geänderter Typ hinzu. Löschen Sie Geänderter Typ mit dem X daneben.
5. Markieren Sie die ID-, Code- und Telefonspalten und stellen Sie auf der Registerkarte Transformieren den Datentyp auf Text. Da der numerische Schritt entfernt ist, werden sie direkt aus der Originaldatei zu Text.
6. Geben Sie den Spalten, mit denen Sie rechnen wollen, den Typ Ganze Zahl, Dezimalzahl oder Datum. Stammt die Datei aus einem anderen Land, etwa mit Punkt als Dezimalzeichen, nutzen Sie Datentyp > Gebietsschema verwenden (Using Locale) und wählen das Gebietsschema, in dem die Datei geschrieben wurde.
7. Wählen Sie Start > Schließen & laden.

Manche Versionen zeigen in der ersten Vorschau außerdem eine Liste zur Datentyperkennung. Datentypen nicht erkennen lädt jede Spalte als Text, was für IDs sicher ist; danach ändern Sie nur noch die Zahlenspalten.

Mit dem alten Textkonvertierungs-Assistenten importieren

Der ältere Assistent fragt das Format jeder Spalte schon vorab ab. In Excel für Microsoft 365 unter Windows ist er standardmäßig ausgeblendet: Aktivieren Sie in den Datenoptionen von Excel unter den Legacy-Datenimport-Assistenten den Eintrag Aus Text (Legacy) und starten Sie ihn dann über Daten > Daten abrufen > Legacy-Assistenten > Aus Text (Legacy). Ältere Versionen zeigen Aus Text direkt auf der Registerkarte Daten, und Excel für Mac öffnet beim Import einer Textdatei einen ähnlichen Assistenten. Die genauen Bezeichnungen hängen von der Version ab.

1. Schritt 1: Wählen Sie Getrennt, stellen Sie Dateiursprung auf die Kodierung und setzen Sie das Häkchen bei Die Daten haben Überschriften, wenn die erste Zeile Spaltennamen enthält.
2. Schritt 2: Wählen Sie das Trennzeichen (Semikolon, Komma, Tabstopp oder Andere) und prüfen Sie die Vorschau.
3. Schritt 3: Markieren Sie in der Vorschau jede zu schützende Spalte und stellen Sie Datenformat der Spalten auf Text. Lassen Sie Zahlenspalten auf Standard, oder wählen Sie Datum mit der passenden Reihenfolge, etwa TMJ.
4. Wählen Sie Fertig stellen und legen Sie fest, wo die Daten eingefügt werden.

Wie Power Query legt auch der Assistent den Typ fest, bevor ein Wert in einer Zelle landet. Deshalb schützt er lange IDs – eine nachträgliche Formatierung dagegen nicht.

Importeinstellungen überspringen: vorher in XLSX umwandeln

Sollen sich die Empfänger mit alldem nicht beschäftigen müssen, geben Sie ihnen statt einer CSV eine Arbeitsmappe. Der Konverter CSV in Excel liest die CSV in Ihrem Browser, ohne sie hochzuladen, und schreibt standardmäßig jeden Wert als Excel-Textzelle – Excel muss also nichts mehr raten.

1. Öffnen Sie die CSV im Konverter CSV in Excel. Sehen die Spalten falsch aus, stellen Sie Trennzeichen oder Kodierung unter Importeinstellungen ein.
2. Für Text mit fester Breite, mehrere Trennzeichen gleichzeitig oder Berichtszeilen über der Kopfzeile nutzen Sie Text importieren…: nach Trennzeichen, festen Breiten oder einem Muster aufteilen, die ersten Zeilen überspringen, die Vorschau prüfen und Importieren wählen.
3. Behalten Sie bei Dateien mit IDs und Codes Alle Werte als Text behalten bei. Zahlen und true/false erkennen macht Spalten mit einfachen Zahlen zu Zahlen; lesen Sie vorher, wie die Erkennung Telefonnummern und Codes mit E behandelt.
4. Wählen Sie XLSX herunterladen und öffnen Sie die Arbeitsmappe in Excel.

Häufige Importprobleme beheben

• Alles steht in Spalte A. Das Trennzeichen stimmt nicht – typisch für eine Komma-CSV in deutschem Excel. Wählen Sie in der Vorschau das richtige, oder in ViewCSV unter Importeinstellungen.
• Umlaute erscheinen als é, ä oder ?. Die Kodierung stimmt nicht. Versuchen Sie zuerst UTF-8, dann Windows-1252 oder ISO-8859-15.
• Die Spaltennamen stehen in der ersten Datenzeile. Nutzen Sie in Power Query Erste Zeile als Überschriften verwenden, oder setzen Sie im Assistenten das Häkchen bei Die Daten haben Überschriften.
• Tag und Monat sind in Datumsangaben vertauscht. Importieren Sie die Spalte als Text, oder legen Sie ihren Typ mit dem Gebietsschema fest, in dem die Datei geschrieben wurde.
• Lange IDs enden auf Nullen. Sie wurden umgewandelt, bevor Sie Text eingestellt haben. Löschen Sie den Import und beginnen Sie erneut mit der Original-CSV; hier steht, warum sich die Ziffern nicht wiederherstellen lassen.
• Zahlen lassen sich nicht summieren. Sie wurden als Text importiert. Ändern Sie die Spalte in Power Query auf einen Zahlentyp, oder nutzen Sie in Excel In eine Zahl umwandeln.

Bevor Sie das Ergebnis weitergeben

Speichern Sie die Tabelle wieder als CSV, gehen die Typen verloren, und wer die Datei als Nächstes per Doppelklick öffnet, hat dieselben Probleme. Geben Sie die Arbeitsmappe weiter, oder schicken Sie die CSV zusammen mit diesen Importschritten. Der ViewCSV-Konverter verarbeitet Dateien bis 25 MB, 100.000 Zeilen, 250 Spalten und 2 Millionen Zellen; größere Dateien teilen Sie vorher auf.