Zo importeer je een csv-bestand in Excel zonder je gegevens te verminken

Controleer het bestand voordat je importeert

Een import gaat goed als drie dingen bekend zijn: het teken tussen de kolommen, de codering waarin de tekst is opgeslagen, en welke kolommen identificatiecodes bevatten in plaats van hoeveelheden. De CSV-viewer en de tool CSV valideren tonen alle drie zonder iets te wijzigen.

Importeren met Van tekst/CSV (Power Query)

Dit is de standaardimport in de huidige Excel voor Microsoft 365 en recente versies van Excel voor Windows; Excel voor Mac met Power Query werkt vergelijkbaar. Menunamen kunnen per versie iets verschillen.

1. Kies op het tabblad Gegevens de optie Van tekst/CSV (in sommige versies Gegevens ophalen > Uit bestand > Van tekst/CSV) en selecteer het bestand.
2. Stel in het voorbeeld Bestandsoorsprong in op de codering van het bestand, bijvoorbeeld 65001: Unicode (UTF-8), en kies het Scheidingsteken. Letters met accenten moeten er goed uitzien en elke waarde moet in een eigen kolom staan.
3. Kies Gegevens transformeren, niet Laden: direct laden past de typegok van Excel toe, en die kan lange ID's al afronden.
4. Bekijk in de Power Query-editor de Toegepaste stappen. Excel voegt meestal Headers met verhoogd niveau (eerste rij als kolomnamen) en Type gewijzigd toe. Verwijder Type gewijzigd met het kruisje ernaast.
5. Selecteer de ID-, code- en telefoonkolommen en zet op het tabblad Transformeren het Gegevenstype op Tekst. Omdat de numerieke stap weg is, worden ze rechtstreeks uit het originele bestand tekst.
6. Geef de kolommen waarmee je wilt rekenen het type Geheel getal, Decimaal getal of Datum. Komt het bestand uit een land met een punt als decimaalteken, gebruik dan Gegevenstype > Landinstelling gebruiken (Using Locale) en kies de landinstelling waarin het bestand is geschreven.
7. Kies Start > Sluiten en laden.

Sommige versies tonen in het eerste voorbeeld ook een lijst Detectie van gegevenstype (Data Type Detection). Gegevenstypen niet detecteren laadt elke kolom als tekst, wat veilig is voor ID's; daarna pas je alleen de getalkolommen aan.

Importeren met de oude wizard Tekst importeren

De oudere wizard vraagt vooraf naar de opmaak van elke kolom. In Excel voor Microsoft 365 op Windows is hij standaard verborgen: schakel in de gegevensopties van Excel, bij de verouderde wizards voor gegevensimport, Van tekst (verouderd) in en start hem daarna via Gegevens > Gegevens ophalen > Verouderde wizards > Van tekst (verouderd). Oudere versies tonen Van tekst direct op het tabblad Gegevens, en Excel voor Mac opent een vergelijkbare wizard als je een tekstbestand importeert. De precieze namen verschillen per versie.

1. Stap 1: kies Gescheiden, stel Bestandsoorsprong in op de codering en vink Mijn gegevens hebben kopteksten aan als de eerste rij kolomnamen bevat.
2. Stap 2: vink het scheidingsteken aan (Puntkomma, Komma, Tab of Overige) en controleer het voorbeeld.
3. Stap 3: selecteer in het voorbeeld elke kolom die je wilt beschermen en zet Gegevensindeling kolom op Tekst. Laat getalkolommen op Standaard staan, of kies Datum met de juiste volgorde, zoals DMJ.
4. Kies Voltooien en geef aan waar de gegevens moeten komen.

Net als Power Query legt de wizard het type vast voordat een waarde in een cel terechtkomt. Daarom beschermt hij lange ID's, en opmaak achteraf niet.

Sla de importinstellingen over: zet eerst om naar xlsx

Hoeven de ontvangers zich hier niet mee bezig te houden, geef ze dan een werkmap in plaats van een csv. De converter CSV naar Excel leest de csv in je browser, zonder hem te uploaden, en schrijft standaard elke waarde als Excel-tekstcel, zodat Excel niets meer hoeft te raden.

1. Open de csv in de converter CSV naar Excel. Zien de kolommen er verkeerd uit, stel dan het scheidingsteken of de codering in onder Importinstellingen.
2. Voor tekst met vaste breedte, meerdere scheidingstekens tegelijk of rapportregels boven de kopregel gebruik je Tekst importeren…: splits op scheidingstekens, vaste breedtes of een patroon, sla de eerste regels over, controleer het voorbeeld en kies Importeren.
3. Houd Alle waarden als tekst bewaren aan voor bestanden met ID's en codes. Getallen en true/false herkennen maakt kolommen met gewone getallen numeriek; lees eerst hoe de herkenning omgaat met telefoonnummers en codes met een E.
4. Kies XLSX downloaden en open de werkmap in Excel.

Veelvoorkomende importproblemen oplossen

• Alles staat in kolom A. Het scheidingsteken klopt niet; dat gebeurt vaak met een kommagescheiden csv in een Nederlandstalige Excel. Kies het juiste in het voorbeeld, of in ViewCSV onder Importinstellingen.
• Letters met accenten verschijnen als é of ?. De codering klopt niet. Probeer eerst UTF-8, daarna Windows-1252 of ISO-8859-1.
• De kolomnamen staan in de eerste gegevensrij. Gebruik in Power Query Eerste rij als kopteksten gebruiken, of vink in de wizard Mijn gegevens hebben kopteksten aan.
• Dag en maand zijn in datums omgedraaid. Importeer de kolom als tekst, of stel het type in met de landinstelling waarin het bestand is geschreven.
• Lange ID's eindigen op nullen. Ze zijn omgezet voordat je tekst instelde. Verwijder de import en begin opnieuw met de originele csv; lees hier waarom de cijfers niet te herstellen zijn.
• Getallen tellen niet op. Ze zijn als tekst geïmporteerd. Wijzig de kolom in Power Query naar een getaltype, of gebruik in Excel Converteren naar getal.

Voordat je het resultaat deelt

Sla je het werkblad weer op als csv, dan verdwijnen de typen, en wie het bestand daarna met een dubbelklik opent, loopt tegen dezelfde problemen aan. Deel de werkmap, of stuur de csv mee met deze importstappen. De converter van ViewCSV verwerkt bestanden tot 25 MB, 100.000 rijen, 250 kolommen en 2 miljoen cellen; splits grotere bestanden eerst.