Jak zaimportować plik CSV do Excela, nie psując danych

Sprawdź plik przed importem

Import się udaje, gdy znasz trzy rzeczy: znak oddzielający kolumny, kodowanie, w jakim zapisano tekst, oraz kolumny zawierające identyfikatory, a nie ilości. Przeglądarka CSV i walidator CSV pokażą wszystkie trzy, niczego nie zmieniając.

Import przez Z pliku tekstowego/CSV (Power Query)

To standardowy import w aktualnym Excelu z Microsoft 365 i w nowszych wersjach Excela dla Windows; wersje Excela dla Mac z Power Query działają podobnie. Nazwy poleceń mogą się nieco różnić między wersjami.

1. Na karcie Dane wybierz Z pliku tekstowego/CSV (w niektórych wersjach Pobierz dane > Z pliku > Z pliku tekstowego/CSV) i wskaż plik.
2. W podglądzie ustaw Pochodzenie pliku zgodnie z kodowaniem pliku, np. 65001: Unicode (UTF-8) albo – dla starszych polskich eksportów – stronę kodową 1250 (Europa Środkowa), oraz wybierz Ogranicznik. Polskie znaki powinny wyglądać poprawnie, a każda wartość powinna trafić do osobnej kolumny.
3. Wybierz Przekształć dane, a nie Załaduj: natychmiastowe załadowanie stosuje zgadywanie typów przez Excela, które może już zaokrąglić długie identyfikatory.
4. W Edytorze Power Query spójrz na listę Zastosowane kroki. Excel zwykle dodaje Nagłówki o podwyższonym poziomie (pierwszy wiersz jako nazwy kolumn) i Zmieniono typ. Usuń Zmieniono typ krzyżykiem obok nazwy kroku.
5. Zaznacz kolumny z identyfikatorami, kodami i telefonami, a na karcie Przekształć ustaw Typ danych na Tekst. Bez kroku liczbowego staną się tekstem prosto z oryginalnego pliku.
6. Kolumnom, na których będziesz liczyć, nadaj typ Liczba całkowita, Liczba dziesiętna lub Data. Jeśli plik zapisano w innej konwencji niż Twoje ustawienia, np. z kropką dziesiętną, użyj polecenia Typ danych > Przy użyciu ustawień regionalnych (Using Locale) i wybierz ustawienia regionalne, w których powstał plik.
7. Wybierz Narzędzia główne > Zamknij i załaduj.

Niektóre wersje pokazują też w pierwszym podglądzie listę Wykrywanie typu danych. Opcja Nie wykrywaj typów danych wczytuje wszystkie kolumny jako tekst, co jest bezpieczne dla identyfikatorów; potem zmieniasz tylko kolumny liczbowe.

Import starszym Kreatorem importu tekstu

Starszy kreator pyta o format każdej kolumny od razu. W Excelu z Microsoft 365 dla Windows jest domyślnie ukryty: włącz Z tekstu (starsza wersja) (From Text (Legacy)) wśród starszych kreatorów importu danych w opcjach danych Excela, a potem uruchom go przez Dane > Pobierz dane > Starsze kreatory (Legacy Wizards) > Z tekstu (starsza wersja). Starsze wersje mają polecenie Z tekstu bezpośrednio na karcie Dane, a Excel dla Mac przy imporcie pliku tekstowego otwiera podobny kreator.

1. Krok 1: wybierz Rozdzielany, ustaw Pochodzenie pliku zgodnie z kodowaniem i zaznacz Moje dane mają nagłówki, jeśli pierwszy wiersz zawiera nazwy kolumn.
2. Krok 2: zaznacz separator (Przecinek, Średnik, Tabulator lub Inny) i sprawdź podgląd.
3. Krok 3: zaznacz w podglądzie każdą kolumnę, którą trzeba chronić, i ustaw Format danych kolumny na Tekst. Kolumny liczbowe zostaw jako Ogólny albo wybierz Data z właściwą kolejnością, np. DMR.
4. Wybierz Zakończ i wskaż, gdzie umieścić dane.

Podobnie jak Power Query kreator ustala typ, zanim jakakolwiek wartość trafi do komórki – dlatego chroni długie identyfikatory, a późniejsze formatowanie już nie.

Pomiń ustawienia importu: najpierw przekonwertuj na XLSX

Jeśli osoby otwierające plik nie powinny się tym wszystkim zajmować, daj im skoroszyt zamiast pliku CSV. Konwerter CSV do Excela odczytuje CSV w przeglądarce, bez wysyłania go na serwer, i domyślnie zapisuje każdą wartość jako komórkę tekstową Excela, więc Excel nie ma czego zgadywać.

1. Otwórz plik CSV w konwerterze CSV do Excela. Jeśli kolumny wyglądają źle, ustaw separator lub kodowanie w sekcji Ustawienia importu.
2. Przy tekście o stałej szerokości kolumn, kilku separatorach naraz albo liniach raportu nad nagłówkiem użyj opcji Importuj tekst…: podziel tekst według separatorów, stałych szerokości lub wzorca, pomiń początkowe linie, sprawdź podgląd i wybierz Importuj.
3. Dla plików z identyfikatorami i kodami zostaw Zachowaj wszystkie wartości jako tekst. Rozpoznawaj liczby i true/false zamienia kolumny zwykłych liczb w liczby; najpierw przeczytaj, jak traktuje numery telefonów i kody z literą E.
4. Wybierz Pobierz XLSX i otwórz skoroszyt w Excelu.

Jak rozwiązać typowe problemy z importem

• Wszystko jest w kolumnie A. Separator jest niewłaściwy – typowe, gdy polski Excel otwiera plik rozdzielany przecinkami. Wybierz właściwy separator w podglądzie albo w sekcji Ustawienia importu w ViewCSV.
• Litery z ogonkami wyglądają jak é lub ?. Kodowanie jest niewłaściwe. Najpierw spróbuj UTF-8, potem Windows-1250 albo innego kodowania regionalnego pliku.
• Nazwy kolumn są w pierwszym wierszu danych. Użyj polecenia Użyj pierwszego wiersza jako nagłówków w Power Query albo zaznacz Moje dane mają nagłówki w kreatorze.
• W datach zamieniły się dzień i miesiąc. Zaimportuj kolumnę jako Tekst albo ustaw jej typ według ustawień regionalnych, w których powstał plik.
• Długie identyfikatory kończą się zerami. Zostały przekonwertowane, zanim ustawiono Tekst. Usuń import i zacznij od nowa od oryginalnego pliku CSV; tutaj wyjaśniamy, dlaczego cyfr nie da się odzyskać.
• Liczby się nie sumują. Zaimportowano je jako tekst. Zmień typ kolumny na liczbowy w Power Query albo użyj polecenia Konwertuj na liczbę w Excelu.

Zanim udostępnisz wynik

Ponowne zapisanie arkusza jako CSV usuwa typy, a kolejna osoba, która kliknie plik dwukrotnie, trafi na te same problemy. Udostępnij skoroszyt albo wyślij CSV razem z opisanymi krokami importu. Konwerter ViewCSV obsługuje pliki do 25 MB, 100 000 wierszy, 250 kolumn i 2 milionów komórek; większe pliki najpierw podziel na części.