Come importare un file CSV in Excel senza rovinare i dati

Controlla il file prima di importarlo

Un’importazione va a buon fine quando si sanno tre cose: il carattere che separa le colonne, la codifica con cui è stato salvato il testo e quali colonne contengono identificativi anziché quantità. Il visualizzatore CSV e il validatore CSV mostrano tutte e tre le cose senza modificare nulla.

Importare con Da testo/CSV (Power Query)

È l’importazione standard nell’attuale Excel per Microsoft 365 e nelle versioni recenti di Excel per Windows; le versioni di Excel per Mac con Power Query funzionano in modo simile. I nomi dei menu possono variare leggermente da una versione all’altra.

1. Nella scheda Dati seleziona Da testo/CSV (in alcune versioni Recupera dati > Da file > Da testo/CSV) e scegli il file.
2. Nell’anteprima imposta Origine file sulla codifica del file, ad esempio 65001: Unicode (UTF-8), e poi il Delimitatore. Le lettere accentate devono comparire correttamente e ogni valore deve stare nella propria colonna.
3. Seleziona Trasforma dati, non Carica: caricando subito, Excel applica la sua ipotesi sui tipi, che può già arrotondare i codici lunghi.
4. Nell’editor di Power Query guarda l’elenco Passaggi applicati. Di solito Excel aggiunge Intestazioni alzate di livello (prima riga come nomi di colonna) e Modificato tipo. Elimina Modificato tipo con la X accanto.
5. Seleziona le colonne di codici, identificativi e telefoni e, nella scheda Trasforma, imposta Tipo di dati su Testo. Senza il passaggio numerico, diventano testo direttamente dal file originale.
6. Assegna alle colonne su cui farai calcoli il tipo Numero intero, Numero decimale o Data. Per numeri scritti con la virgola decimale, usa Tipo di dati > Usando le impostazioni locali e scegli le impostazioni con cui è stato creato il file, ad esempio Italiano (Italia).
7. Seleziona Home > Chiudi e carica.

Alcune versioni mostrano anche un elenco Rilevamento tipo di dati nella prima anteprima. Non rilevare i tipi di dati carica tutte le colonne come testo, il che protegge i codici; poi basta cambiare solo le colonne numeriche.

Importare con la vecchia Importazione guidata testo

La procedura guidata tradizionale chiede subito il formato di ogni colonna. In Excel per Microsoft 365 su Windows è nascosta per impostazione predefinita: attiva Da testo (legacy) tra le procedure guidate di importazione dati legacy nelle opzioni dei dati di Excel, poi avviala da Dati > Recupera dati > Procedure guidate legacy > Da testo (legacy). Le versioni meno recenti mostrano Da testo direttamente nella scheda Dati, ed Excel per Mac apre una procedura simile quando importi un file di testo. I nomi esatti possono variare in base alla versione.

1. Passaggio 1: scegli Delimitati, imposta Origine file sulla codifica e spunta Dati con intestazioni se la prima riga contiene i nomi delle colonne.
2. Passaggio 2: spunta il delimitatore (Virgola, Punto e virgola, Tabulazione o Altro) e controlla l’anteprima.
3. Passaggio 3: nell’anteprima seleziona ogni colonna da proteggere e imposta Formato dati per colonna su Testo. Lascia le colonne numeriche su Generale, oppure scegli Data con l’ordine giusto, ad esempio GMA.
4. Seleziona Fine e scegli dove inserire i dati.

Come Power Query, la procedura guidata imposta il tipo prima che un valore arrivi in una cella: per questo protegge i codici lunghi, mentre la formattazione applicata dopo non lo fa.

Saltare le impostazioni di importazione: converti prima in XLSX

Se chi apre il file non deve occuparsi di tutto questo, invia una cartella di lavoro invece di un CSV. Il convertitore da CSV a Excel legge il CSV nel browser, senza caricarlo su un server, e per impostazione predefinita scrive ogni valore come cella di testo di Excel, così Excel non deve indovinare nulla.

1. Apri il CSV nel convertitore da CSV a Excel. Se le colonne non tornano, imposta delimitatore o codifica in Impostazioni di importazione.
2. Per testo a larghezza fissa, più delimitatori insieme o righe di report sopra l’intestazione, usa Importa testo…: dividi per delimitatori, larghezze fisse o un modello, salta le righe iniziali, controlla l’anteprima e seleziona Importa.
3. Mantieni Tratta tutti i valori come testo per i file con codici e identificativi. Riconosci numeri e true/false trasforma in numeri le colonne di numeri semplici; prima leggi come tratta i numeri di telefono e i codici con la E.
4. Seleziona Scarica XLSX e apri la cartella di lavoro in Excel.

Risolvere i problemi di importazione più comuni

• È tutto nella colonna A. Il delimitatore è sbagliato. Scegli quello giusto nell’anteprima, oppure in Impostazioni di importazione di ViewCSV.
• Le lettere accentate compaiono come é o ?. La codifica è sbagliata. Prova prima UTF-8, poi Windows-1252 o ISO-8859-15.
• I nomi delle colonne sono nella prima riga di dati. Usa Usa la prima riga come intestazione in Power Query, oppure spunta Dati con intestazioni nella procedura guidata.
• Giorno e mese sono invertiti nelle date. Importa la colonna come Testo, oppure imposta il tipo usando le impostazioni locali del file, ad esempio Inglese (Stati Uniti) per un’esportazione americana.
• I codici lunghi finiscono con degli zeri. Sono stati convertiti prima che impostassi Testo. Elimina l’importazione e ricomincia dal CSV originale; ecco perché le cifre non si possono recuperare.
• I numeri non si sommano. Sono stati importati come testo. Cambia la colonna in un tipo numerico in Power Query, oppure usa Converti in numero in Excel.

Prima di condividere il risultato

Salvando di nuovo il foglio come CSV si perdono i tipi, e chi lo apre poi con un doppio clic ritrova gli stessi problemi. Condividi la cartella di lavoro, oppure invia il CSV insieme a questi passaggi di importazione. Il convertitore di ViewCSV gestisce file fino a 25 MB, 100.000 righe, 250 colonne e 2 milioni di celle; dividi prima i file più grandi.