Cara mengimpor file CSV ke Excel tanpa merusak data

Periksa file sebelum mengimpornya

Impor akan berhasil jika tiga hal sudah diketahui: karakter pemisah antarkolom, encoding yang dipakai saat teks disimpan, dan kolom mana yang berisi pengenal, bukan jumlah. Penampil CSV dan validator CSV menunjukkan ketiganya tanpa mengubah apa pun.

Impor dengan From Text/CSV (Power Query)

Ini adalah cara impor standar di Excel untuk Microsoft 365 versi terbaru dan Excel untuk Windows versi baru; Excel untuk Mac yang memiliki Power Query bekerja dengan cara serupa. Nama menu di bawah mengikuti Excel berbahasa Inggris dan bisa sedikit berbeda antarversi, atau jika Excel Anda berbahasa Indonesia.

1. Di tab Data, pilih From Text/CSV (di beberapa versi Get Data > From File > From Text/CSV) lalu pilih file-nya.
2. Di pratinjau, atur File Origin sesuai encoding file, misalnya 65001: Unicode (UTF-8), lalu atur Delimiter. Huruf beraksen harus tampil benar dan setiap nilai harus berada di kolomnya sendiri.
3. Pilih Transform Data, bukan Load: memuat data langsung akan menerapkan tebakan tipe dari Excel, yang bisa saja sudah membulatkan ID panjang.
4. Di Power Query Editor, lihat daftar Applied Steps. Excel biasanya menambahkan Promoted Headers (baris pertama sebagai nama kolom) dan Changed Type. Hapus Changed Type dengan tanda X di sebelahnya.
5. Pilih kolom ID, kode, dan nomor telepon, lalu di tab Transform, atur Data Type menjadi Text. Karena langkah konversi angka sudah dihapus, kolom-kolom itu langsung menjadi teks dari file aslinya.
6. Beri kolom yang akan dihitung tipe Whole Number, Decimal Number, atau Date. Untuk angka yang ditulis dengan konvensi desimal yang berbeda dari pengaturan Anda, gunakan Data Type > Using Locale dan pilih lokal tempat file itu dibuat.
7. Pilih Home > Close & Load.

Beberapa versi juga menampilkan daftar Data Type Detection di pratinjau pertama. Opsi Do not detect data types memuat semua kolom sebagai teks, yang aman untuk ID; setelah itu Anda cukup mengubah kolom angka saja.

Impor dengan Text Import Wizard versi lama

Wizard lama menanyakan format setiap kolom sejak awal. Di Excel untuk Microsoft 365 di Windows, wizard ini disembunyikan secara default: aktifkan From Text (Legacy) di bagian wizard impor data lama pada opsi data Excel, lalu jalankan dari Data > Get Data > Legacy Wizards > From Text (Legacy). Versi lama menampilkan From Text langsung di tab Data, dan Excel untuk Mac membuka wizard serupa saat Anda mengimpor file teks.

1. Langkah 1: pilih Delimited, atur File origin sesuai encoding, dan centang My data has headers jika baris pertama berisi nama kolom.
2. Langkah 2: centang pemisahnya (Comma, Semicolon, Tab, atau Other) dan periksa pratinjau.
3. Langkah 3: pilih setiap kolom yang perlu dilindungi di pratinjau dan atur Column data format menjadi Text. Biarkan kolom angka pada General, atau pilih Date dengan urutan yang benar, misalnya DMY.
4. Pilih Finish lalu tentukan lokasi data.

Sama seperti Power Query, wizard ini menetapkan tipe sebelum nilai apa pun masuk ke sel. Itulah sebabnya wizard melindungi ID panjang, sedangkan memformat kolom setelahnya tidak.

Lewati pengaturan impor: konversi dulu ke XLSX

Jika orang yang membuka file tidak perlu repot dengan semua ini, berikan mereka workbook, bukan CSV. Konverter CSV ke Excel membaca CSV di browser Anda tanpa mengunggahnya, dan secara default menulis setiap nilai sebagai sel teks Excel, sehingga Excel tidak perlu menebak apa pun.

1. Buka CSV di konverter CSV ke Excel. Jika kolomnya terlihat salah, atur pemisah atau encoding di Pengaturan impor.
2. Untuk teks dengan lebar kolom tetap, beberapa pemisah sekaligus, atau baris laporan di atas header, gunakan Impor teks…: pisahkan berdasarkan pemisah, lebar tetap, atau pola, lewati baris-baris awal, periksa pratinjau, lalu pilih Impor.
3. Pertahankan Simpan semua nilai sebagai teks untuk file berisi ID dan kode. Deteksi angka dan true/false mengubah kolom berisi angka biasa menjadi angka; baca dulu cara opsi ini memperlakukan nomor telepon dan kode berhuruf E.
4. Pilih Unduh XLSX lalu buka workbook-nya di Excel.

Mengatasi masalah impor yang umum

• Semua data masuk ke kolom A. Pemisahnya salah. Pilih pemisah yang benar di pratinjau, atau di Pengaturan impor pada ViewCSV.
• Huruf beraksen tampil sebagai é atau ?. Encoding-nya salah. Coba UTF-8 terlebih dahulu, lalu Windows-1252 atau encoding regional file tersebut.
• Nama kolom ada di baris data pertama. Gunakan Use First Row as Headers di Power Query, atau centang My data has headers di wizard.
• Hari dan bulan pada tanggal tertukar. Impor kolom tersebut sebagai Text, atau atur tipenya menggunakan lokal tempat file itu dibuat.
• ID panjang berakhiran nol. Kolom itu sudah terkonversi sebelum Anda mengatur Text. Hapus hasil impor dan ulangi dari file CSV asli; inilah alasan digitnya tidak bisa dipulihkan.
• Angka tidak bisa dijumlahkan. Angka-angka itu terimpor sebagai teks. Ubah kolom ke tipe angka di Power Query, atau gunakan Convert to Number di Excel.

Sebelum membagikan hasilnya

Menyimpan lembar kerja sebagai CSV lagi akan menghapus tipe datanya, dan orang berikutnya yang mengklik dua kali file itu akan menghadapi masalah yang sama. Bagikan workbook-nya, atau kirim CSV beserta langkah-langkah impor ini. Konverter ViewCSV menangani file hingga 25 MB, 100.000 baris, 250 kolom, dan 2 juta sel; pecah file yang lebih besar terlebih dahulu.